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¿Cómo disolver y liquidar una sociedad?

La disolución es un proceso de vital importancia a la hora de evitar que una sociedad que permanece inactiva siga generando a sus socios obligaciones fiscales y mercantiles.

La disolución de una sociedad limitada se realiza en tres pasos: disolución, liquidación y cancelación de los asientos de la sociedad en el Registro Mercantil.

La disolución implica la extinción de la sociedad, o lo que es lo mismo, su desaparición del tráfico jurídico. Una vez terminado el proceso de liquidación, también cesarán sus obligaciones.

El proceso para disolver y liquidar una empresa es una operación compleja que cuenta con diversos requisitos y pasos que deben seguirse.

¿Cómo se realiza el procedimiento de disolución y liquidación de empresa?

Hay dos formas de llevar a cabo el proceso:

  • De forma conjunta en el mismo acto
  • De forma separada, realizando primero la disolución y la apertura de liquidación. Una vez acabados estos trámites se procede a liquidar la empresa, cancelando posteriormente los asientos en el Registro Mercantil.

La disolución: causa e inscripción

La disolución de una sociedad puede producirse por causas contempladas por los Estatutos sociales de la sociedad y en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, de la Ley de Sociedades de Capital, destacando:

  • Acuerdo de Junta General de Socios
  • Causa de pleno derecho
    • Por el transcurso del término de duración fijado por estatutos
    • Por el transcurso de un año desde la adopción del acuerdo de reducción de capital por debajo del mínimo legal
  • Constatación de causa legal o estatutaria, entre otras:
    • Por el cese del ejercicio de la actividad del objeto social
    • Por imposibilidad manifiesta de realizar el fin social
    • Por paralización de los órganos sociales
    • Por perdidas que reduzcan el patrimonio neto a menos de la mitad del capital social
    • Reducción del capital por debajo del mínimo legal
    • Por otras causas establecidas en los estatutos

La disolución de la sociedad deberá formalizarse mediante escritura publica ante notario e inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la empresa y su publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

¿Cuál es el proceso de liquidación de la empresa

Una vez acordada la disolución, se abre el periodo de liquidación de la sociedad, cuyas características principales son:

  • se mantiene su personalidad jurídica, pero suspende la actividad ordinaria de la empresa
  • con la apertura del periodo de liquidación, el Administrador cesa en su cargo y deja de ser el representante de la sociedad. Se nombran en el mismo acto los liquidadores de la sociedad, que asumen todas las funciones de los administradores.
  • las personas encargadas de llevar a cabo este proceso de liquidación y representar a la sociedad, son los liquidadores designados en los estatutos o nombrados por la Junta General.
  • las principales obligaciones de los liquidadores son, entre otras, velar por la integridad del patrimonio social en tanto en cuanto no se produzca su reparto. Formular inventario y Balance Final, realizar las operaciones necesarias para la liquidación, percibir los créditos sociales y pagar las deudas sociales, llevar la contabilidad y custodiar los libros y documentación de la sociedad, informar a los socios y acreedores del proceso de liquidación, etc.
  • la sociedad que se encuentre en esta fase deberá añadir a su razón social la expresión “en liquidación”.

La finalidad del periodo de liquidación es el reparto del patrimonio social resultante de la misma entre los socios, una vez han sido cobrados los créditos pendientes y se han pagado las deudas de la sociedad.

Las operaciones de liquidación de la sociedad, de acuerdo con aquello establecido en sus Estatutos sociales, y la legislación aplicable, se llevarán a cabo por parte de los liquidadores a partir de un Balance e Inventario de la sociedad de la fecha de disolución, y realizarán aquellas operaciones pendientes y necesarias para la liquidación:

  • cobro de los créditos de la sociedad
  • pago de las deudas de la sociedad
  • enajenación/venta de los bienes de la sociedad
  • cualquier otra necesaria para realizar la liquidación de la sociedad

¿Quién debe aprobarlo? Celebración de junta General de socios

En el orden día debe constar el Balance final, la lectura de Informe de operaciones de liquidación y Propuesta de división de haber social, y la aprobación de la operación.

Concluidas las operaciones de liquidación, se celebrará la Junta General de socios para la aprobación del Balance Final de Liquidación, junto con un Informe completo de las operaciones de liquidación, así como la propuesta de división del patrimonio social resultante entre los socios, en función de lo que determinen los Estatutos sociales, o en su defecto, proporcional a su participación en el capital social.

¿Cómo y Dónde se inscribe? Escritura pública. Inscripción en el R. Mercantil

Una vez completados los procesos de disolución y liquidación, los liquidadores deberán otorgar escritura pública de los acuerdos adoptados de extinción de la sociedad ante notario.

La cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil se realiza mediante la presentación de la escritura de extinción de la sociedad junto con los libros de comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes relativos al tráfico mercantil de la sociedad.

La escritura de extinción, que debe ser pública (ante notario), deberá indicar:

  • que el Balance Final, el Informe de los liquidadores y el Proyecto de División del Haber Social han sido aprobados por la Junta General de la sociedad;
  • que el plazo de impugnación de los documentos anteriormente mencionados ha transcurrido sin que nadie los haya impugnado, o que la sentencia recaída en el caso de impugnación es firme;
  • que se han saldado las cuentas con los acreedores de la sociedad o que se ha consignado el importe de sus créditos;
  • y que se han pagado las cuotas de los socios o que el importe de estas ha sido consignado a su disposición.

La escritura de extinción debe incluir el Balance Final de Liquidación y una lista de los socios con sus datos de identificación y la cuantía que ha recibido cada uno.

Ésta se inscribirá en el Registro Mercantil, y se hará constar la cancelación de los asientos registrales de la sociedad en el mismo.

Una vez se haya finalizado toda la operación y se hayan cancelado los asientos de la sociedad, la sociedad perderá su personalidad jurídica, y por lo tanto, se extinguirá a todos sus efectos.

La cancelación de los asientos de la empresa en el Registro Mercantil se realiza mediante la presentación de la escritura de extinción de la sociedad, y previamente habiendo liquidado el modelo 600.

*No hay obligación de legalizar libros, ni de depositar las cuentas en el año en que se realiza la disolución en el Registro Mercantil

Acciones a realizar si se llevan varios años sin depositar cuentas en el Registro Mercantil

Uno de los problemas que surgen cuando no se depositan las cuentas anuales de la empresa (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y, en su caso, estado de flujos de efectivo) en el Registro Mercantil, y se está obligado a ello, es el cierre provisional de la hoja registral, según regula el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en concreto, en su artículo 378.1:

“Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa”.

Cualquier otro documento no recogido en las excepciones del artículo 378.1 como, por ejemplo, una disminución del capital social o una modificación de los estatutos de la sociedad no podrá ser inscrito por la empresa hasta subsanar su situación irregular.

Según dos Resoluciones, de 3 de octubre de 2005 y 8 de febrero de 2010, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, únicamente es necesario depositar las cuentas anuales de los tres últimos ejercicios para levantar el cierre provisional de la hoja registral.

Por tanto, basta con reconstruir la contabilidad para tener el cierre de los tres últimos ejercicios, y depositar cuentas de los tres últimos ejercicios contables a los que se venga obligado para que el Registro reabra la hoja registral.

¿Qué hay que comunicar a Hacienda?

Se deberá de presenta en Hacienda una copia simple para dar a la sociedad de baja en todas las obligaciones fiscales, este tramite deberá de ser realizado en el plazo de un mes, a partir de la fecha efectiva de disolución de la sociedad.

Con el justificante de la Declaración censal 036 presentada en hacienda para la baja de la sociedad, se podrá solicitar la baja del autónomo o socio en la Seguridad Social, en los seis días naturales siguientes a la fecha efectiva de disolución de la sociedad.

La entidad debería presentar una última declaración del Impuesto de Sociedades por el periodo impositivo concluido a fecha efectiva de disolución.

¿ Y qué pasa con el Impuesto de Sociedades?

La declaración se presentará en el plazo de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores a la inscripción de la escritura pública de extinción en el Registro Mercantil, que no es la fecha de entrada en el Registro de Mercantil, si no cuando realmente se realizar la diligencia de inscripción en los libros del registro, a la cual llamamos fecha efectiva de la disolución de la sociedad.

Jurídicamente, la extinción de la sociedad viene dada por la cancelación de su inscripción en el Registro Mercantil, y ese instante determina la pérdida de la personalidad jurídica y, en consecuencia, de acuerdo con el artículo 7.1.a) del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades ( TRLIS) aprobado por Real Decreto Legislativo 4/2004, de 5 de marzo, dejaría a partir de entonces de ser sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades.

Según el artículo 136 de la ley del Impuesto de Sociedades, si al inicio del indicado plazo no se hubiera determinado por el Ministro de Hacienda la forma de presentar la declaración de ese período impositivo (o sea no está disponible la aplicación informática para rellenar el Impuesto de Sociedades de ese ejercicio), la declaración se presentará dentro de los 25 días naturales siguientes a la fecha de entrada en vigor de la norma que determine dicha forma de presentación.

No obstante, en tal supuesto el sujeto pasivo podrá optar por presentar la declaración en el plazo al que se refiere el párrafo anterior cumpliendo los requisitos formales que se hubieran establecido para la declaración del período impositivo precedente.

Si se decide presentar la declaración mediante el modelo aprobado para el ejercicio anterior, se deberá de adjuntar una carta expresa comunicando a la AEAT que realmente se está declarando el ejercicio siguiente.

Ejemplo: una sociedad que se liquida en marzo del 2017 tiene que presentar la declaración del 2017 entre el día 1 y 25 de octubre de 2017, lo deberá hacer mediante el modelo aprobado para declarar el ejercicio 2016, pero enviando una carta explicando que el ejercicio correspondiente es el 2017.

 Tributación de la operación (modelo 600)

La tributación de la operación se realizará por el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en su modalidad de Operaciones Societarias, que pagarán los socios en base a la cuota de liquidación recibida por cada uno (1%).

¿Y los socios? Impuestos a pagar cada uno de los socios

Cada socio tributará por la ganancia patrimonial que se genere entre el valor de compra de las acciones (valor de compra o de constitución de la empresa) y el valor adjudicado.