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Los contribuyentes que realicen actividades económicas y que determinan sus rendimientos en régimen de estimación directa, pese a no estar obligados a llevar contabilidad mercantil podrán deducirse fiscalmente los gastos que previamente se hayan contabilizado en los libros a cuya llevanza les obliga el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Física.[1]

¿Cuáles son los gastos relacionados con el desarrollo de la actividad económica?

La deducibilidad de los gastos para la determinación del rendimiento neto de actividades económicas está condicionada:

  • por el principio de su correlación con los ingresos
  • que se han ocasionado en el ejercicio de la actividad
  • que sean necesarios para la obtención de los ingresos

Nota: cuando no exista esa vinculación o no se probase suficientemente, no podrán considerarse como fiscalmente deducibles de la actividad económica.

¿Qué requisitos se deben cumplir para que sean admitidos como deducibles?

Para su admisibilidad como partidas deducibles los gastos deben cumplir los requisitos de:

  • Contabilización. Los empresarios deben llevar una contabilidad ordenada y todas las han de ser contabilizadas o registradas, en los libros-registro establecidos en la Ley.
  • Imputación. Los gastos han de ser imputados temporalmente al ejercicio que correspondan, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
  • Justificación: los gastos necesarios para obtención de los ingresos deben justificarse mediante factura completa.
  • Correlación con los ingresos: deben realizarse en el ejercicio de la actividad con el objetivo de obtener ingresos, sin que tengan la consideración de liberalidad, en cuyo no caso no sería deducible.

¿ Cómo gestiono las facturas simplificadas?

Hay multitud de gastos que son necesarios para la actividad que requerirán pedir facturas simplificadas para aquellos gastos que no superen los 400 euros (IVA incluido)

Los ejemplos son múltiples:

  • Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Autopistas de peaje.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

  • NIF del destinatario y domicilio.
  • Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

¿Cómo hay que tratar los tickets?

En cuanto a los tickets, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que, aunque sea un poco engorroso acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio)

Ojo a la aplicación del principio de correlación de ingresos y gastos

  • La correlación deberá́ probarse por cualquiera de los medios generalmente admitidos en derecho, siendo competencia de los servicios de comprobación e inspección la valoración de las pruebas aportadas.
  • El criterio de la Agencia Tributaria es reclamar al contribuyente la carga de la prueba no solo de la realidad de los gastos sino también su correlación con los ingresos de la actividad máxime cuando el patrimonio y la actividad empresarial y personal se confunden en una misma titularidad y de difícil separación

¿Cuáles son los gastos en los que la Agencia Tributaria pone especial énfasis?

A efectos prácticos procederá a eliminar gastos como (entre otros):

  • Comidas en el municipio en el que el contribuyente tiene el domicilio fiscal
  • Gastos de comidas o de alimentación.
  • Teléfono móvil
  • Bares /restaurantes / hoteles
  • Ropa

El contribuyente deberá́ probar que, sin lugar a duda, existe una clara necesidad de cada uno de los citados gastos y una vinculación directa con su actividad económica.

[1] Resolución del Tribunal Económico-Administrativo Central, No 00/8141/2008 de 03.02.2010  y Dirección General de Tributos en consulta V1140-05.