El Covid-19 ha obligado a muchas empresas a mandar a la totalidad del personal, o a una parte de sus trabajadores a casa para que teletrabajen.

Existe una nueva normativa que regula esta modalidad de trabajo y que exige un acuerdo con el trabajador, que debe ser remitido al Servicio Público de Empleo Estatal (Sepe).

Se trata del Real Decreto-Ley (RDL) 28/2020, de 22 de septiembre, que entró en vigor, salvo con algunas excepciones y limitaciones, el pasado 13 de octubre de 2020. Según el artículo 5, todos aquellos trabajadores que vayan a trabajar en modalidad de teletrabajo tendrán que firmar un acuerdo con la empresa.

¿Qué condiciones debe contener el acuerdo?

Este acuerdo deberá realizarse por escrito, y podrá incorporarse al contrato inicial o pactarse posteriormente, pero tendrá que existir siempre antes de que el trabajador comience a teletrabajar. En cualquier caso, debe formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia.

¿A cuánto asciende la multa por incumplimiento?

Las empresas que no formalicen por escrito el acuerdo de trabajo a distancia con los trabajadores podrán ser multadas hasta con 6.250 euros, al considerarse falta grave, según establece la norma, que modifica la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Lisos).

¿Quién está obligado al cumplimiento de la norma?

Están obligados a negociar nuevos acuerdos de teletrabajo, aquellos de carácter individual vigentes a la fecha de publicación de esta norma (el 23 de diciembre de 2020), que no se derivan de acuerdos o convenios colectivos.

El Real Decreto es de aplicación al trabajo por cuenta ajena que se desarrolla a distancia con carácter regular, durante al menos un 30% de la jornada.

En función de la duración del contrato se puede tomar como referencia el porcentaje proporcional equivalente en un periodo de referencia de tres meses.

El trabajo que no alcance este porcentaje indicado queda fuera de la órbita de la norma, salvo que los convenios o acuerdos colectivos fijen un porcentaje o periodo de referencia inferiores a los fijados por el Real Decreto.

¿Qué tipo de exenciones se permiten por la pandemia?

La exención más importante que el trabajo a distancia implantado excepcionalmente en aplicación del artículo 5 del RDL 8/2020 (carácter preferente del trabajo a distancia) o como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas del Covid-19, es que, mientras estas se mantengan, seguirá rigiéndose por la normativa laboral ordinaria, aunque con la obligación por parte de las empresas de dotarlos de medios, equipos, herramientas y consumibles, así como de atender al mantenimiento que resulte necesario y de compensar los gastos derivados para la persona trabajadora a distancia, si existieran y no hubieran sido ya compensados, en la forma que establezca la negociación colectiva.

¿Cómo se regula en los Convenios colectivos previos al Real Decreto?

Respecto a las relaciones de trabajo vigentes y reguladas con anterioridad a la publicación del Real Decreto (23 de septiembre de 2020) por convenios o acuerdos colectivos se plantean dos escenarios:

Con plazo de vigencia: Si los convenios o acuerdos referidos tienen plazo de vigencia: la aplicación del RDL, se producirá desde el momento en que estos decaigan.

Sin fecha de caducidad: Si no prevén un plazo de duración, el Real Decreto se aplica íntegramente una vez transcurrido un año desde su publicación en el BOE, salvo que las partes firmantes acuerden expresamente un plazo superior, que como máximo podrá ser de tres años.

Para estos supuestos, además se contempla expresamente la conservación de los derechos o condiciones más beneficiosas que se vinieran disfrutando y que se reflejarán en el acuerdo de teletrabajo que se habrá de formalizar en el plazo de tres meses desde que el RDL resulte de aplicación.

¿Qué debe contener el acuerdo entre empresa y trabajador?

De la redacción de los diferentes artículos del RD-L se extrae la obligatoriedad para las empresas de incluir en el acuerdo por escrito que tienen que remitir al Sepe:

(1) Gastos que afronta el trabajador

Se deben enumerar los gastos en que pueda incurrir el trabajador que trabaja a distancia, así como la forma en la que se va a compensar la cuantificación.

(2) Inventario de medios y equipos
Se tiene que incluir un inventario de medios, equipos y herramientas facilitados al trabajador, que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de los mismos.

(3) Horario y disponibilidad laboral
El horario es fundamental para garantizar al derecho de desconexión. Junto al horario, se debe incluir el porcentaje entre trabajo presencial, a distancia y su distribución.

(4) Centro y lugar de trabajo

Se debe consignar el centro de trabajo al que queda adscrito el teletrabajador, así como el lugar donde desarrolla la jornada de trabajo presencial, y el elegido por el mismo para realizar el trabajo a distancia.

(5) Solución de problemas técnicos
Se debe fijar, de la misma forma, el procedimiento a seguir si se produce una situación de dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del teletrabajo.

(6) Medios de control empresarial
Otro dato fundamental para evitar conflictos entre empresa y trabajadores es el de indicar con claridad los medios de control empresarial de la actividad que se vayan a emplear, previamente comunicadas a la representación laboral.

(7) Seguridad de la información
No pueden olvidarse las referencias que haya dictado la empresa, comunicadas previamente a la representación laboral, sobre seguridad de la información. (LOPD)

(8) Duración
Finalmente, es preciso hacer constar la duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de modificaciones, y la duración del acuerdo y sus condiciones de prórroga.